Lasku – mikä se on?

Lasku on kirjanpitotosite tai ilmoitus. Siitä pitää käydä ilmi myydyn tuotteen tai hyödykkeen, ja/tai palvelun tiedot. Lisäksi laskussa tulee näkyä määrä sekä sovittu hinta. Myyjä kirjoittaa laskun ostajalle; myyjälle se on myyntilasku ja ostajalle ostolasku. Tosite voidaan toimittaa joko paperisena tai sähköisenä, ja se voi olla kirjoitettu käsin tai koneellisesti. Ostajalle annetaan alkuperäinen kappale (jos se on käsinkirjoitettu), ja kopio säilytetään myyjän kirjanpitoa varten.

Jotta yritys voi laskuttaa tehdystä palvelusta, sen täytyy kuulua ennakkoperintärekisteriin. Ilman siihen kuulumista yritys voi kuitenkin laskuttaa harjoittamastaan tavarakaupasta ja/tai vuokraustoiminnasta.

Lasku voidaan toimittaa millä tahansa luotettavaksi todetulla tavalla, ja asiasta voi sopia laskutuksen alussa. Toimitustapoja ovat esimerkiksi:

-henkilökohtaisesti annetuna työsuorituksen jälkeen
-postitse
-sähköpostin liitteenä
-E-laskuna (kuluttajille). E-laskuja vastaanottaakseen kuluttajan on tehtävä asiasta sopimus oman
pankkinsa kanssa
-sähköisenä verkkolaskuna (yrityksille). Sähköisten laskujen vastaanottamista ja lähettämistä varten yritys tarvitsee käyttöönsä sitä tukevan laskutusohjelmiston, sekä sopimuksen sähköisiä laskuja välittävän operaattorin kanssa.

Erilaisia laskutyyppejä

Erilaisiin käyttötarkoituksiin käytetään erilaisia tositemuotoja:

  • Lasku: myyjä laskuttaa ostajaa. Tämä on yleisin käytössä oleva laskutyyppi.
  • Hyvityslasku: joskus käy niin, että ostaja sattaa palauttaa tuotteen, tai reklamoi siitä tai sen toimituksesta. Kun myyjä hyväksyy rahasumman palautuksen ja/tai myöntää hinnasta alennuksen, myyjä toimittaa asiakkaalle hyvityslaskutositteen. Tämä tositetyyppi kertoo kirjanpitokielellä tapahtuman; myyjälle myyntisaamisia kertyy hyvityslaskun summan verran vähemmän, ja ostajan kirjanpidossa on näyttöä, että summalle ei tehdä suoritusta.
  • Koontilaskulle koostetaan laskutettavaa monesta toimituksesta, tai useampi alalasku kootaan yhteen ja kokonaisloppusummasta tehdään koonti- eli yhteenvetolasku (alalaskuilla on nähtävissä rivikohtaiset erittelyt, yhteenvetolaskulla näkyviin vain loppusumma).
  • Pro Forma -lasku: tosite, joka ilmentää tavaran arvon. Tätä käytetään muun muassa tullausta tai muuta vastaavaa toimitusta varten.

Sisältövaatimukset

Laskutositteen tulee täyttää arvonlisäverolain 209 e § vaatimukset, joita ovat muun muassa

-päiväys, eli laskun antamispäivä/luontipäivä
-juokseva numerotunniste, eli laskunumero
-myyjän VAT -numero eli alv -tunniste
-jos kyse on käännetystä verovelvollisuudesta, tai tavaran yhteisömyynnistä ( eli EU:n sisäisestä myynnistä), on siinä oltava myöskin ostajan VAT -numero/alv -tunniste
-myyjän nimi sekä osoite
-ostajan nimi sekä osoite
-hyödykkeiden ja/tai palveluiden määrä ja laji, sekä hinta
-toimituspäivä, suorituspäivä tai maksupäivä
-veron peruste verokannoittain eriteltyinä, hinta ilman veroa, sekä mahdolliset annetut hyvitykset ja/tai myönnetyt alennukset
-ALV eli arvonlisäveron verokanta (0%, 10%,14% tai 24%)
-suoritettavan veron määrä
-mahdollinen viivästyskorko
-muutos- tai hyvityslaskussa tulee olla näkyvissä viittaus aikaisempaan laskuun.

Mikäli laskulla annetaan ostajalle maksuaikaa, maksuehto kirjataan myös näkyviin. B2B -kaupassa, eli yritykseltä toiselle tapahtuvassa kaupankäynnissä, maksuehto voi olla mitä vain yhteisesti sovittua. Esimerkiksi 7pv netto, 14pv netto, 30pv netto, 45pv netto, 60pv netto. Yli 60 päivän maksuaikoja ei suositella. Kuluttajaa laskutettaessa maksuajan täytyy aina olla vähintään 14 vuorokautta.

Lisäksi voidaan antaa erilaisia kassa-alennuksia, mikäli on sovittu pidempi maksuaika, mutta halutaan houkutella asiakasta tekemään maksusuoritus aiemmin. Maksuehto esimerkiksi 30pv netto 14pv -2%; tällöin merkitään näkyviin myös summa, joka on 2% alkuperäistä loppusummaa pienempi. Asiakas maksaa pienemmän summan, mikäli maksu tapahtuu 14 vuorokauden sisällä laskun päiväyksestä.

Mikäli maksu on myöhässä, summaa voidaan alkaa periä. Perinnässä on myös erilaiset säännöt kuluttaja- ja yrityskauppaa käyville.

Myyntilaskujen säilyttäminen

Laskut ovat kirjanpitotositteita, joita yrityksen pitää säilyttää kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Kirjanpitoaineiston säilytysajasta on säädetty kirjanpitolain 2:10:ssä.Tilikauden tositteet täytyy säilyttää luotettavasti tallennettuna kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Tästä ovat vastuussa yrityksen kirjanpidosta vastaavat vastuuhenkilöt.

Säilytys voi tapahtua tulosteina tai sähköisessä muodossa. Pdf -muoto sopii parhaiten sähköiseen tallennukseen. On erittäin tärkeää huolehtia siitä, että tiedot on tallennettu vähintään kahdelle eri tiedontallennusvälineelle, kuten ulkoiselle kovalevylle ja/tai pilvipalvelimelle.